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青岛大型年会策划流程和主要内容
一，大型年会策划流程和内容
1）会前准备：确定会展的必要性和会展目的；准备议事日程，列出会展讨论的项目，依重要程度进行项目排序并设定每个项目的商议时间；收集整理会展所议项目相关信息并摘录要点；会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅；根据要讨论的问题限定与会人员；
2）会展期间，会展记录要准确；会展中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准；
3）会后工作：根据会展对执行进行监督和检查，表明下次会展的日期和时间。
二，大型年会接待流程和实施
1）会前工作：①与会展主办方洽谈②提供会展接待方案及预算③邀请会展主办方实地考察会展举办场所④与会展主办方确认会展接待方案⑤签订会展接待标准合同⑥洽谈会展主办方预付会展订金事宜⑦制定会展接待人员服务标准条例及会展接待手册⑧准备会展资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会展配套的设备及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务)等⑨会场布置；
2）会中工作：①机场、码头、车站等分批次分时段按要求接站②报到处协助会务组确认和分发房间(VIP用房及整理记录相关信息)，协助分发会展礼品及房间派送水果等会务工作③会展现场秘书分发会展资料，接待与会人员④会展秘书协助会场布置及会场的会务服务⑤确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等⑥保障会展期间会场防盗、消防等安全工作及参会代表的人财物等安全工作⑦特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP代表、残障代表及家属等)的安排及接待⑧协调会展期间的交通工具的安排；
3）会后工作：①会务服务总结、评估、会展代表的意见反馈及处理工作②会展资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录③会后旅游、拓展活动、实地考察等会后活动安排④代办会展代表返程交通票务及其他委托代办服务⑤与会展主办方的费用结算工作⑥欢送与会代表工作。
青岛大型年会策划中需要注意哪些问题?
大型年会策划和实施是公关工作常用的技术手段，要有效地进行大型年会策划与实施，需要注意哪些问题呢?
1）大型年会策划要周密细致/程序规范
年会策划方案要紧紧围绕年会主题目标，明确年会日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，使各场次年会能顺利衔接，使整体的年会安排周密细致、程序规范。策划方案一般应包括年会名称、时间地点、出席人员、年会任务、年会展程、工作组设置及年会文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作分工安排等内容。
2）大型年会策划要加强沟通/统筹协调
大型年会策划要加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作；要加强横向的沟通衔接工作。大型年会的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在年会筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。
青岛大型年会酒店-鑫江温德姆酒店
鑫江温德姆酒店(五钻)：2018年装修，378余间客房，拥有1200和860平米的两个无柱式大宴会厅，同时拥有七个设备齐全的中、小型展会厅，可满足不同规模的会展需求；设有中、西、韩，三个风味餐厅及一个大堂吧；配备完善的康乐及休闲设施供宾客选择，包含水疗中心、室内恒温游泳池、健身房、壁球室、高尔夫练习室、桌球室及棋牌室等；连续多年获得山东省优秀商务酒店、优秀会展酒店、金星奖等荣誉称号。
青岛大型年会酒店-海尔洲际酒店
海尔洲际酒店(五钻)：拥有400余间客房及套房，8间时尚特色餐厅与酒吧，2000余平方米室内会展区，满足商旅及休闲宾客的需要，同时为社交聚会及团队建设活动提供多种特色户外活动场地选择。2008年开业，酒店行政酒廊，自助餐厅，中餐厅包房或平台上同样能够观赏夜景灯带秀。
青岛大型年会酒店-世茂希尔顿酒店
世茂希尔顿酒店(五钻)：拥有超过1652平米的多功能会展空间，是各类商务会展、社交宴请、精致婚礼、主题宴会等各式活动的理想之选；拥有200余间客房及套房，所有客房均居海拔百米之上；拥有2间餐厅1间酒吧，分别为坐拥一线全海景的海市自助餐厅、以美味正宗的胶东菜挑动味蕾的御玺中餐厅和体验云端茶点的大堂酒廊。24小时个性化的健身环境和室内恒温游泳让您旅途中也能享受健康平衡的生活方式。
